Factures fournisseurs : réception, extraction, rapprochement
Une facture arrive par e-mail, par portail ou en photo. Elle est extraite, rattachée au fournisseur, rapprochée de la commande ou du contrat, puis contrôlée : montant, taux, échéance, cohérence avec l'historique.
Ce qui passe les contrôles est préparé dans votre outil comptable. Ce qui présente un écart supérieur au seuil part en revue, avec l'écart constaté et la pièce source affichés côte à côte.
Aucune écriture ni aucun paiement n'est exécuté sans validation, sauf périmètre explicitement délégué par écrit. C'est une règle de conception, pas un réglage.
La facturation électronique ne règle pas tout
La généralisation des factures structurées entre entreprises simplifie une partie du flux entrant. Elle ne touche ni les notes de frais, ni les pièces des fournisseurs les moins équipés, ni les contrats, ni les litiges, ni les documents reçus de l'étranger.
C'est justement cette partie non structurée qui consomme le temps des équipes, parce qu'elle demande une lecture et un jugement. Elle reste le cœur de ce que ce système traite.
Le cas des cabinets est détaillé sur l'automatisation documentaire pour cabinets comptables et fiduciaires.
Rapprochements et contrôles en continu
Les contrôles tournent au fil de l'eau plutôt qu'à la clôture : cohérence des montants, doublons, échéances dépassées, écarts par rapport au budget ou à l'historique du fournisseur.
L'intérêt n'est pas de détecter plus d'anomalies mais de les détecter plus tôt, quand les corriger coûte encore peu. Une anomalie trouvée en clôture a déjà produit ses effets.
Les relances de pièces manquantes et d'impayés sont préparées et soumises à validation avant envoi, parce qu'elles touchent à la relation client.
Un exemple illustratif
Une facture fournisseur reçue par e-mail est extraite et rapprochée de la commande. Le taux de TVA appliqué diffère de celui attendu pour ce fournisseur. La pièce part en revue avec l'écart signalé, plutôt que d'être préparée en écriture.
Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner. Le taux d'exception réel se mesure sur vos propres pièces pendant la phase de cadrage.
Les variables qui font varier l'effort sont détaillées dans notre analyse du coût d'un système documentaire.