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Brickfyn

A3 · Customer & Voice AI

Customer & Voice AI : un agent IA pour le service client par e-mail, chat et téléphone, avec transfert humain immédiat.

Customer & Voice AI répond aux demandes courantes par e-mail, chat ou téléphone, qualifie l'intention, fixe les rendez-vous, route les demandes et les escalade lorsqu'une personne doit reprendre la main.

Une entrée, un traitement, une action.

01 · Entrées

  • Emails clients
  • Chat sur le site ou portail
  • Appels entrants (voix)

02 · Traitement

  • Compréhension de la demande et de l'intention
  • Réponse aux questions courantes à partir de votre base
  • Prise de rendez-vous ou collecte d'informations
  • Escalade vers une personne selon des règles

03 · Contrôles humains

  • Périmètre de réponses autorisé
  • Transfert humain immédiat sur demande ou incertitude
  • Journal complet des échanges

04 · Sorties & actions

  • Réponse envoyée ou brouillon
  • Rendez-vous créé
  • Ticket qualifié et routé
  • Synthèse pour l'équipe

Aujourd'hui

Avec le système

Les mêmes questions reviennent chaque jour.

Les demandes courantes sont traitées ; l'équipe garde les cas complexes.

Les appels manqués sont perdus.

Chaque appel est pris, qualifié et suivi d'une action.

L'escalade dépend de qui est disponible.

Les règles d'escalade sont explicites et tracées.

Niveau de preuve

E4Exemple de workflow

Un locataire signale une panne par téléphone en dehors des heures : la demande est qualifiée, un ticket est créé, l'urgence est escaladée à l'astreinte selon la règle définie.

Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner.

Systèmes typiquement connectés

  • Messagerie
  • Téléphonie / VoIP
  • Outil de ticketing ou CRM
  • Agenda

Ce que l'agent traite, ce qu'il transfère

L'agent traite les demandes courantes : horaires, état d'un dossier, procédure à suivre, prise de rendez-vous, collecte d'informations avant intervention. Ces demandes représentent la majorité du volume et la minorité de la valeur ajoutée.

Il transfère dès qu'il sort de son périmètre autorisé, dès que la personne le demande, et dès que le sujet touche à un litige, à une réclamation ou à une décision engageante. Le transfert emporte tout le contexte déjà collecté.

Un agent utile sait dire qu'il ne sait pas. C'est le critère qui sépare un assistant exploitable d'un système qui invente des réponses plausibles.

Prendre chaque appel, en français et en néerlandais

Un appel manqué est une demande perdue, et souvent un client perdu. La couverture téléphonique en dehors des heures ouvrables est le premier motif d'adoption que nous rencontrons.

La qualité varie beaucoup selon la langue, l'accent et le bruit de fond. Nous la testons sur vos appels réels, en français et en néerlandais, avant toute mise en production, et nous renonçons si le résultat n'est pas au niveau.

Le contexte belge impose cette vérification : une réponse correcte en français et approximative en néerlandais n'est pas un service acceptable.

Transparence et traçabilité

L'agent annonce qu'il est un système automatisé. Nous ne déployons pas d'agent qui se ferait passer pour une personne, y compris lorsque le client le demande.

Chaque échange est journalisé : la demande, ce que l'agent a compris, l'action prise et le moment du transfert. Ce journal sert autant à améliorer le système qu'à répondre à une réclamation.

L'enregistrement et la conservation dépendent de votre politique et du cadre applicable. Nous les définissons par workflow, jamais par un réglage global appliqué sans examen.

Un exemple illustratif

Un locataire signale une panne de chauffage un samedi soir. L'agent prend l'appel, identifie l'immeuble et le lot, qualifie l'urgence selon vos règles, crée le ticket et prévient l'astreinte. Le locataire reçoit une confirmation avec le numéro du dossier.

Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner, classe E4. Il ne s'agit pas d'un résultat mesuré chez un client. Le périmètre exact dépend de vos règles d'escalade et de vos outils.

Le même schéma s'applique aux demandes entrantes d'une agence ou d'un service financier. Voir les demandes clients dans le secteur financier et la gestion locative.

Questions fréquentes

L'assistant vocal peut-il parler français, néerlandais et anglais ?

Oui, selon les fournisseurs retenus. Nous testons la qualité par langue sur vos cas réels avant la mise en production.

Que dit le système quand il ne sait pas ?

Il le dit, collecte les informations utiles et transfère à une personne. Il n'invente pas de réponse.

Les conversations sont-elles enregistrées ?

Selon votre politique et la loi applicable. La rétention est définie par workflow et contrat, jamais par défaut global.

Dites-nous ce qui vous prend le plus de temps.

Décrivez un workflow. Nous vous dirons s'il se prête à l'automatisation et quelle est l'étape suivante la plus utile.