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Cabinets comptables & fiduciaires · Document & Inbox AI

Automatisation IA pour cabinets comptables et fiduciaires : les documents de vos clients structurés avant même d'être ouverts.

Pour les cabinets qui reçoivent des documents clients par e-mail, portail et papier, dans tous les formats, et dont les équipes passent leur temps à trier et ressaisir.

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La situation actuelle

  • Les documents clients arrivent par e-mail, portail, WhatsApp et papier scanné.
  • Le tri par client et par type est manuel.
  • La saisie et les rapprochements consomment les périodes de clôture.
  • Les pièces manquantes sont détectées tard.

Le workflow

01 · Entrées

  • Emails clients et pièces jointes
  • Portail documentaire
  • Scans

02 · Traitement

  • Identification du client et du type de pièce
  • Extraction des données comptables
  • Rapprochement et contrôles de cohérence
  • Préparation des écritures

03 · Contrôles humains

  • Champs incertains → revue
  • Validation avant écriture
  • Piste d'audit

04 · Sorties & actions

  • Documents classés par dossier client
  • Écritures préparées dans votre logiciel
  • Liste des pièces manquantes
  • Exceptions à traiter

Ce qui change

Aujourd'hui

Avec le système

Tri et saisie manuels.

Classement et extraction automatiques ; validation humaine.

Pièces manquantes découvertes à la clôture.

Relances de pièces manquantes générées tôt.

Contrôles en fin de période.

Contrôles en continu.

Exemple

E4Exemple de workflow

Une facture reçue par e-mail est rattachée au bon dossier client, extraite, contrôlée et préparée en écriture ; un écart de TVA la fait passer en revue.

Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner.

A1

Document & Inbox AI

Emails et documents entrants → données structurées, tickets et actions routées.

En savoir plus

Les variables économiques du projet

Aucune économie n'est garantie. Les variables ci-dessous sont celles que nous mesurons en Discover.

01

Nombre de dossiers et de pièces par mois

02

Temps actuel de tri et de saisie

03

Part de pièces automatisables sans revue

04

Logiciel comptable et qualité de son API

Toute estimation présente ses hypothèses : temps actuel, coût horaire chargé, taux d'exception attendu.

Mise en œuvre

  1. 01

    Discover

    Test d'extraction sur un échantillon de pièces réelles, cartographie des flux entrants.

  2. 02

    Données et accès

    Accès messagerie, portail et logiciel comptable.

  3. 03

    Build

    Classification, extraction, contrôles, préparation des écritures.

  4. 04

    Tests utilisateurs (UAT)

    Vos collaborateurs valident sur un dossier pilote.

  5. 05

    Mise en production et BRICKFYN RUN

    Extension progressive aux dossiers, supervision.

Sécurité et protection des données

Données financières de vos clients : régions, fournisseurs, journaux, sauvegardes et rétention sont documentés avant production et validés avec vous, dans le respect de vos obligations professionnelles.

Trier la boîte mail du cabinet : pièces, questions, relances

La boîte d'un cabinet mélange des pièces comptables, des questions de clients, des courriers d'administrations et des relances internes. Le tri précède tout le reste et occupe quelqu'un chaque matin.

Le système distingue ce qui est une pièce à traiter de ce qui est une question à router, rattache chaque élément au dossier client concerné et crée la tâche correspondante.

Les questions des clients restent humaines par défaut. Ce qui est automatisé, c'est leur classement et leur affectation, pas la réponse qui engage le cabinet.

Après la facturation électronique : ce qui arrive encore en vrac

La généralisation des factures structurées entre entreprises change la partie la plus simple du flux. Elle ne touche ni les notes de frais photographiées, ni les contrats, ni les relevés, ni les pièces des clients les moins équipés, ni les documents venus de l'étranger.

C'est cette partie non structurée qui consomme réellement le temps des collaborateurs, parce qu'elle demande une lecture et un jugement. Elle reste le cœur du travail de ce système.

Voir le principe général sur Finance & Admin AI et le contexte sectoriel sur la page finance.

Relances de pièces manquantes, générées tôt et validées avant envoi

Les pièces manquantes se découvrent le plus souvent en clôture, c'est-à-dire au pire moment. Le rapprochement continu permet de les repérer semaine après semaine, lorsque les demander coûte encore peu.

La relance est préparée par dossier, avec la liste exacte des pièces attendues. Elle est soumise à validation avant envoi, parce qu'elle touche à la relation avec le client du cabinet.

Exemple illustratif, classe E4. Le taux de pièces manquantes et le temps gagné dépendent de vos dossiers et se mesurent pendant la phase Discover.

Compatible avec le logiciel du cabinet

Les cabinets belges travaillent avec des outils comme Horus, WinAuditor, ClearFacts, Exact Online ou Yuki, souvent combinés à une plateforme de dépôt de pièces et à Microsoft 365.

Nous ne remplaçons pas ces outils : le système prépare le travail en amont et écrit là où vos collaborateurs valident. La faisabilité dépend de l'interface disponible et se confirme lors de l'évaluation préalable.

Le secret professionnel, la protection des données et la piste d'audit sont traités comme des exigences de conception, documentées avant toute mise en production.

Questions fréquentes

Compatible avec notre logiciel comptable ?

Si une API ou un import structuré viable existe. Confirmé après évaluation.

Le système passe-t-il les écritures seul ?

Non par défaut. Il prépare ; le collaborateur valide.

Et les documents manuscrits ou de mauvaise qualité ?

Ils partent en revue humaine. Le taux est mesuré en Discover.

Quel est le délai de mise en œuvre ?

L'estimation est communiquée à l'issue de la phase Discover, une fois les accès et les tests cadrés.

Discutons de votre intake.

Décrivez vos flux entrants et votre logiciel. Nous vous dirons ce qui peut être structuré et où la revue reste nécessaire.

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