Les variables de mise en place
Le coût de construction d'un système documentaire dépend de six variables : le nombre de types de documents, l'hétérogénéité des formats, le nombre de systèmes à connecter et la qualité de leurs interfaces, la complexité des règles de routage, le nombre de points de validation humaine, et les exigences de sécurité.
Plus les formats sont hétérogènes et les règles nombreuses, plus la phase de conception et de test pèse. Le travail ne consiste pas à traiter le document type : il consiste à traiter les vingt variantes que personne n'a mentionnées au premier entretien.
C'est aussi pourquoi un devis établi sans avoir vu vos documents n'a pas de valeur informative. Il décrit un projet moyen, pas le vôtre.
Le taux d'exception, variable la plus décisive
Si vous ne deviez mesurer qu'une chose, ce serait celle-là. Le taux d'exception est la part des documents qui, pour une raison ou une autre, ne peuvent pas être traités sans intervention humaine.
Il détermine directement le temps humain résiduel, donc l'effet net du système. Un système dont la technologie est peu coûteuse mais qui renvoie un document sur trois en revue produit moins d'effet qu'un système plus cher au taux d'exception faible.
Il se mesure sur vos documents réels, pendant le cadrage, et sur un échantillon représentatif plutôt que sur les meilleurs exemples. Nous le mesurons avant de chiffrer, jamais après.
Les variables de run
Le coût d'exploitation dépend du volume mensuel traité, du coût des fournisseurs (modèles, transcription, reconnaissance de caractères), du taux d'exception et du temps humain associé, de la supervision et du support, et des évolutions du process.
Un système présentant un taux d'exception élevé mobilise un temps humain important, même lorsque la technologie est peu coûteuse. À l'inverse, un système très précis sur un volume faible peut ne jamais rentabiliser son coût fixe.
Ces deux cas sont fréquents et ils se repèrent avant de construire, à condition de poser la question du volume avant celle de la technologie.
Ce que coûte l'intégration, et pourquoi elle surprend
L'intégration est le poste qui explique le plus souvent l'écart entre un devis initial et un coût final. Elle dépend moins de votre volume que de ce que vos outils exposent.
Une interface documentée et stable rend le travail prévisible. Un outil fermé, une base accessible seulement par export, un identifiant partagé entre plusieurs utilisateurs ou une limite de volume non documentée imposent des détours dont le coût se découvre en cours de route.
C'est pourquoi cette vérification doit précéder le devis, et figurer par écrit avec les dépendances qui restent ouvertes.
Le coût récurrent que les comparaisons oublient
Un devis compare généralement des coûts de construction. Or un système documentaire a un coût d'exploitation permanent : facturation des fournisseurs à l'usage, supervision, traitement des exceptions, et adaptation lorsque les formats changent.
Ce dernier point est sous-estimé. Vos fournisseurs modifient leurs modèles de facture, votre logiciel métier est mis à jour, vos règles internes évoluent. Un système non maintenu se dégrade en quelques mois, sans que personne ne s'en aperçoive immédiatement.
Demandez donc systématiquement la décomposition entre coût initial et coût annuel, et qui assume la maintenance.
Les hypothèses à écrire
Quatre hypothèses soutiennent toute estimation d'économies : le temps de traitement actuel par document, le coût horaire chargé, la part de documents réellement automatisables, le taux d'erreur actuel et son coût.
Une estimation qui ne les affiche pas n'est pas vérifiable, et une estimation non vérifiable ne vous engage à rien — sauf financièrement. Nous refusons d'annoncer une économie sans ces hypothèses : un calcul honnête montre ses variables, jamais une certitude.
Aucune économie n'est garantie par Brickfyn, et nous ne publions pas de pourcentage de gain type. Les ordres de grandeur que nous donnons sont toujours rattachés aux hypothèses d'un cas précis.
Ce que nous faisons en Discover
La phase Discover mesure sur vos documents réels, teste l'extraction sur un échantillon, cartographie les intégrations et tranche entre composant existant, solution hybride et développement sur mesure. C'est à ce moment qu'un devis devient possible.
Le déroulement complet est décrit sur notre page méthode, et le parcours sur mesure sur la page Custom AI.
Pour aller plus loin
Les postes de coûts d'un projet complet, les coûts cachés et les aides régionales belges sont détaillés dans notre article sur le coût d'un projet IA en PME.
La solution concernée est Document & Inbox AI, appliquée notamment en cabinet comptable et en gestion locative.
Les obligations qui encadrent ce type de traitement sont traitées dans notre article sur le RGPD et l'AI Act.
Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner.