Trier et acheminer les e-mails entrants sans les lire un par un
Une boîte partagée mélange des demandes, des pièces administratives, des notifications et des relances. Le tri est simple à décrire et coûteux à exécuter : quelqu'un lit, décide, transfère, et recommence quelques centaines de fois par semaine.
La classification identifie le type et l'urgence, l'extraction récupère les références utiles, et le acheminement assigne le message à la bonne personne ou au bon outil. L'accusé de réception part sans attendre, ce qui supprime la relance « avez-vous bien reçu ».
Quand la catégorie est incertaine, le message part en revue humaine plutôt que d'être mal orienté. Le seuil se règle par type de document, et il évolue avec les retours de vos équipes.
Extraire les données des PDF, scans et contrats
L'extraction porte sur les champs qui déclenchent une action : montants, dates, références, parties, échéances, clauses particulières. Chaque champ ressort avec un score, et non comme une certitude.
La qualité dépend de vos documents réels, pas d'une moyenne de marché. Un PDF natif, un scan de bonne qualité et une photo prise de travers ne donnent pas les mêmes résultats, et nous mesurons cet écart sur un échantillon avant tout engagement.
Les données extraites sont poussées dans le système qui en a besoin, avec la référence du document source. La vérification reste possible à tout moment, ce qui est indispensable dès qu'un contrôle ou un litige survient.
S'intégrer à votre gestion documentaire plutôt que la remplacer
Nous ne cherchons pas à déplacer vos documents. Le système lit là où ils arrivent et écrit là où vos équipes travaillent déjà : messagerie, espace de stockage, outil métier, gestion électronique de documents.
Cette contrainte simplifie l'adoption : personne n'a de nouvel outil à apprendre, et la marche arrière reste possible. Elle impose en revanche de vérifier tôt que les accès et les interfaces nécessaires existent.
Voir la démarche complète sur notre méthode de travail, et les cas concrets sur les cas d'usage.
Ce que nous mesurons pendant la phase de cadrage
Quatre mesures déterminent si un projet documentaire tient : le volume réel par type de pièce, le temps de traitement actuel, la part réellement automatisable sans revue, et le nombre de systèmes à connecter avec la qualité de leurs interfaces.
Ces mesures produisent une estimation avec ses hypothèses écrites, jamais un pourcentage d'économie annoncé à l'avance. Les variables de coût sont détaillées dans notre analyse du coût d'un système documentaire.
Deux terrains d'application sont documentés page à page : la boîte de réception en gestion locative et l'intake documentaire en cabinet comptable.