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A1 · Document & Inbox AI

Document & Inbox AI : le traitement automatique de vos e-mails et documents, avec revue humaine des exceptions.

Document & Inbox AI lit, classe, extrait, compare et route l'information contenue dans vos boîtes de réception, vos PDF et vos fichiers. Les exceptions et les décisions sensibles sont soumises à une revue humaine avant toute action.

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Une entrée, un traitement, une action.

01 · Entrées

  • Boîte mail partagée ou dédiée
  • PDF, scans, pièces jointes
  • Documents déposés dans un drive ou un portail

02 · Traitement

  • Classification par type et intention
  • Extraction des champs utiles
  • Comparaison avec des références (contrat, commande, grille)
  • Routage vers la bonne équipe ou le bon système

03 · Contrôles humains

  • Seuil de confiance par champ
  • Revue humaine des exceptions
  • Validation avant toute réponse sortante sensible

04 · Sorties & actions

  • Ticket, tâche ou enregistrement créé
  • Données structurées dans le CRM/ERP
  • Réponse d'accusé ou demande de complément
  • Journal d'audit

Aujourd'hui

Avec le système

Chaque e-mail est lu, trié et transféré à la main.

Le tri et le routage sont automatiques ; l'humain traite les exceptions.

Les données des documents sont recopiées dans les outils.

Les champs sont extraits et poussés dans le système cible avec un score de confiance.

Les comparaisons se font dans des tableurs.

Le tableau comparatif est produit, les écarts sont signalés pour revue.

Niveau de preuve

E4Exemple de workflow

Un e-mail locataire avec photo devient un ticket catégorisé, assigné et accusé de réception, avec revue humaine si la catégorie est incertaine.

Exemple illustratif de la manière dont le process peut fonctionner.

Systèmes typiquement connectés

  • Microsoft 365 / Google Workspace
  • CRM
  • ERP ou comptabilité
  • Drives et portails documentaires

Trier et router les e-mails entrants sans les lire un par un

Une boîte partagée mélange des demandes, des pièces administratives, des notifications et des relances. Le tri est simple à décrire et coûteux à exécuter : quelqu'un lit, décide, transfère, et recommence quelques centaines de fois par semaine.

La classification identifie le type et l'urgence, l'extraction récupère les références utiles, et le routage assigne le message à la bonne personne ou au bon outil. L'accusé de réception part sans attendre, ce qui supprime la relance « avez-vous bien reçu ».

Quand la catégorie est incertaine, le message part en revue humaine plutôt que d'être mal orienté. Le seuil se règle par type de document, et il évolue avec les retours de vos équipes.

Extraire les données des PDF, scans et contrats

L'extraction porte sur les champs qui déclenchent une action : montants, dates, références, parties, échéances, clauses particulières. Chaque champ ressort avec un score, et non comme une certitude.

La qualité dépend de vos documents réels, pas d'une moyenne de marché. Un PDF natif, un scan de bonne qualité et une photo prise de travers ne donnent pas les mêmes résultats, et nous mesurons cet écart sur un échantillon avant tout engagement.

Les données extraites sont poussées dans le système qui en a besoin, avec la référence du document source. La vérification reste possible à tout moment, ce qui est indispensable dès qu'un contrôle ou un litige survient.

S'intégrer à votre gestion documentaire plutôt que la remplacer

Nous ne cherchons pas à déplacer vos documents. Le système lit là où ils arrivent et écrit là où vos équipes travaillent déjà : messagerie, espace de stockage, outil métier, gestion électronique de documents.

Cette contrainte simplifie l'adoption : personne n'a de nouvel outil à apprendre, et la marche arrière reste possible. Elle impose en revanche de vérifier tôt que les accès et les interfaces nécessaires existent.

Voir la démarche complète sur notre méthode de travail, et les cas concrets sur les cas d'usage classés par niveau de preuve.

Ce que nous mesurons pendant la phase Discover

Quatre mesures déterminent si un projet documentaire tient : le volume réel par type de pièce, le temps de traitement actuel, la part réellement automatisable sans revue, et le nombre de systèmes à connecter avec la qualité de leurs interfaces.

Ces mesures produisent une estimation avec ses hypothèses écrites, jamais un pourcentage d'économie annoncé à l'avance. Les variables de coût sont détaillées dans notre analyse du coût d'un système documentaire.

Deux terrains d'application sont documentés page à page : la boîte de réception en gestion locative et l'intake documentaire en cabinet comptable.

Questions fréquentes

Quels formats de documents sont pris en charge ?

Emails, PDF natifs ou scannés, images, Office. La qualité d'extraction dépend du format : nous la mesurons sur vos documents réels pendant la phase Discover.

Que se passe-t-il si l'extraction est incertaine ?

Le champ est marqué et la pièce part en revue humaine. Le seuil se règle par type de document.

Pouvez-vous répondre automatiquement aux e-mails ?

Oui pour les accusés et demandes de complément. Les réponses engageantes passent par validation humaine, sauf décision explicite de votre part.

Dites-nous ce qui vous prend le plus de temps.

Décrivez un workflow. Nous vous dirons s'il se prête à l'automatisation et quelle est l'étape suivante la plus utile.

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