Boekhoudkantoren & fiduciaires · Intelligente documenten en e-mails

AI-documentautomatisering voor boekhoudkantoren: de stukken van uw klanten gestructureerd nog vóór ze geopend worden

Voor kantoren die klantdocumenten ontvangen via e-mail, portaal en papier, in alle formaten, en waarvan de teams hun tijd besteden aan sorteren en overtypen.

Bespreek uw intake

Wat er vandaag gebeurt

Klantdocumenten komen binnen via e-mail, portaal, WhatsApp en gescand papier.
De sortering per klant en per type gebeurt manueel.
Invoer en afstemmingen slorpen de afsluitingsperiodes op.
Ontbrekende stukken worden laat ontdekt.

De proces

01 · Input
- Klant-e-mails en bijlagen
- Documentportaal
- Scans
02 · Verwerking
- Identificatie van de klant en het documenttype
- Extractie van de boekhoudkundige gegevens
- Afstemming en consistentiecontroles
- Voorbereiding van de boekingen
03 · Menselijke controles
- Onzekere velden → review
- Validatie vóór boeking
- Auditspoor
04 · Output & acties
- Documenten geklasseerd per klantdossier
- Voorbereide boekingen in uw software
- Lijst van ontbrekende stukken
- Te behandelen uitzonderingen

Wat verandert

Vandaag

Met het systeem

Manuele sortering en invoer.

Automatische klassering en extractie; menselijke validatie.

Ontbrekende stukken ontdekt bij de afsluiting.

Herinneringen voor ontbrekende stukken vroeg gegenereerd.

Controles op het einde van de periode.

Continue controles.

Voorbeeld

Een per e-mail ontvangen factuur wordt aan het juiste klantdossier gekoppeld, geëxtraheerd, gecontroleerd en als boeking voorbereid; een btw-afwijking stuurt ze naar review.

Illustratief voorbeeld van hoe het proces kan werken.

Intelligente documenten en e-mails

Inkomende e-mails en documenten → gestructureerde gegevens en taken

Meer weten

Wat weegt in de economie van het project

Geen besparing wordt gegarandeerd. De onderstaande variabelen zijn die welke we meten in Discover.

Aantal dossiers en stukken per maand

Huidige sorteer- en invoertijd

Aandeel stukken automatiseerbaar zonder review

Boekhoudsoftware en kwaliteit van haar API

Elke schatting toont haar hypothesen: huidige tijd, geladen uurkost, verwacht uitzonderingspercentage.

Implementatie

01
Discover
Extractietest op een staal van echte stukken, in kaart brengen van de inkomende stromen.
02
Data & toegang
Toegang tot e-mail, portaal en boekhoudsoftware.
03
Build
Classificatie, extractie, controles, voorbereiding van de boekingen.
04
UAT
Uw medewerkers valideren op een pilootdossier.
05
Go-live & RUN
Geleidelijke uitbreiding naar de dossiers, monitoring.

Beveiliging en privacy

Financiële gegevens van uw klanten: regio's, leveranciers, logs, back-ups en bewaartermijnen worden gedocumenteerd vóór productie en met u gevalideerd, met respect voor uw beroepsverplichtingen.

Veelgestelde vragen

Compatibel met onze boekhoudsoftware?

Als er een API of een werkbare gestructureerde import bestaat. Bevestigd na assessment.

Voert het systeem zelf de boekingen uit?

Standaard niet. Het bereidt voor; de medewerker valideert.

En handgeschreven documenten of documenten van slechte kwaliteit?

Die gaan naar menselijke review. Het percentage wordt gemeten in Discover.

Hoelang duurt het?

Schatting na Discover.

Laten we uw intake bespreken

Beschrijf uw inkomende stromen en uw software. We zeggen u wat gestructureerd kan worden en waar review noodzakelijk blijft.