Boekhoudkantoren & fiduciaires · Document & Inbox AI
AI-documentautomatisering voor boekhoudkantoren: de stukken van uw klanten gestructureerd nog vóór ze geopend worden.
Voor kantoren die klantdocumenten ontvangen via e-mail, portaal en papier, in alle formaten, en waarvan de teams hun tijd besteden aan sorteren en overtypen.
Wat er vandaag gebeurt
- Klantdocumenten komen binnen via e-mail, portaal, WhatsApp en gescand papier.
- De sortering per klant en per type gebeurt manueel.
- Invoer en afstemmingen slorpen de afsluitingsperiodes op.
- Ontbrekende stukken worden laat ontdekt.
De workflow
01 · Input
- Klant-e-mails en bijlagen
- Documentportaal
- Scans
02 · Verwerking
- Identificatie van de klant en het documenttype
- Extractie van de boekhoudkundige gegevens
- Afstemming en consistentiecontroles
- Voorbereiding van de boekingen
03 · Menselijke controles
- Onzekere velden → review
- Validatie vóór boeking
- Auditspoor
04 · Output & acties
- Documenten geklasseerd per klantdossier
- Voorbereide boekingen in uw software
- Lijst van ontbrekende stukken
- Te behandelen uitzonderingen
Wat verandert
Vandaag
Met het systeem
Manuele sortering en invoer.
Automatische klassering en extractie; menselijke validatie.
Ontbrekende stukken ontdekt bij de afsluiting.
Herinneringen voor ontbrekende stukken vroeg gegenereerd.
Controles op het einde van de periode.
Continue controles.
Voorbeeld
E4WorkflowvoorbeeldEen per e-mail ontvangen factuur wordt aan het juiste klantdossier gekoppeld, geëxtraheerd, gecontroleerd en als boeking voorbereid; een btw-afwijking stuurt ze naar review.
Illustratief voorbeeld van hoe het proces kan werken.
Wat weegt in de economie van het project
Geen besparing wordt gegarandeerd. De onderstaande variabelen zijn die welke we meten in Discover.
01
Aantal dossiers en stukken per maand
02
Huidige sorteer- en invoertijd
03
Aandeel stukken automatiseerbaar zonder review
04
Boekhoudsoftware en kwaliteit van haar API
Elke schatting toont haar hypothesen: huidige tijd, geladen uurkost, verwacht uitzonderingspercentage.
Implementatie
- 01
Discover
Extractietest op een staal van echte stukken, in kaart brengen van de inkomende stromen.
- 02
Data & toegang
Toegang tot e-mail, portaal en boekhoudsoftware.
- 03
Build
Classificatie, extractie, controles, voorbereiding van de boekingen.
- 04
UAT
Uw medewerkers valideren op een pilootdossier.
- 05
Go-live & RUN
Geleidelijke uitbreiding naar de dossiers, monitoring.
Beveiliging en privacy
Financiële gegevens van uw klanten: regio's, leveranciers, logs, back-ups en bewaartermijnen worden gedocumenteerd vóór productie en met u gevalideerd, met respect voor uw beroepsverplichtingen.
Veelgestelde vragen
Compatibel met onze boekhoudsoftware?
Als er een API of een werkbare gestructureerde import bestaat. Bevestigd na assessment.
Voert het systeem zelf de boekingen uit?
Standaard niet. Het bereidt voor; de medewerker valideert.
En handgeschreven documenten of documenten van slechte kwaliteit?
Die gaan naar menselijke review. Het percentage wordt gemeten in Discover.
Hoelang duurt het?
Schatting na Discover.
Laten we uw intake bespreken.
Beschrijf uw inkomende stromen en uw software. We zeggen u wat gestructureerd kan worden en waar review noodzakelijk blijft.